Omgaan met te laat betalende klanten

Ga in gesprek met je klant

Boven alles staat dat je in contact moet staan en blijven met je klant. Simpelweg een herinnering sturen levert je niets op aan informatie en kan alleen maar voor miscommunicatie zorgen.

Als een opdrachtgever niet betaald, zit er altijd een reden achter. Misschien is je klant het gewoon vergeten of verkeren ze in zwaar weer waardoor de betaling lastig is. Dit soort gevoelige gesprekken voer je simpelweg het makkelijkste over de telefoon of in persoon.

Bel daarom eerst je contactpersoon om de onbetaalde factuur onder de aandacht te brengen en vraag daarbij zo beleefd mogelijk of ze ervan op de hoogte waren, wat de oorzaak is en wanneer je de betaling kan verwachten.

Spreek een betaling/opvolgingsmoment af

Spreek in alle gevallen af (of vraag) je klant wanneer je de betaling kan verwachten of wanneer je contact gaat hebben. Het kan misschien raar voelen, maar als je eerst aangeeft dat de betaling belangrijk voor je is omdat je een freelancer bent en dit dus letterlijk je brood is, zal je opdrachtgever dit altijd begrijpen.

Voor veel freelancers voelt het raar om zo over geld te praten of voelt het (zeker in het begin) raar om zulke hoge facturen te sturen, laat staan er achteraan te bellen om te vragen wanneer het nou eens betaalt gaat worden. Maar dit is echt overbodig. Voor bedrijven, managers en eigenaren, is het normaal dat er openlijk over geld gesproken wordt en het is ook meer dan normaal dat je betaalt krijg voor het werk dat je doet. Wees dus niet bang voor rare blikken of ongemakkelijke gesprekken. 9 van de 10 keer zal de persoon zelf zich ongemakkelijker voelen dan jij omdat zij hun deel van de afspraak niet nakomen.

Stuur een betalingsherinnering

Wanneer jij samen met de opdrachtgever een nieuw betalingsmoment afspreekt is het belangrijk om dit ook op te volgen. Als er nog steeds niet betaald is, kan je het beste  even bellen om te vragen waar het vastloopt. Leg in dat gesprek gelijk uit dat je nog wel even een betalingsherinnering verstuurt voor de volledigheid en ter herinnering. Til hier niet te zwaar aan, benoem het gewoon als feit.

De reden dat je deze herinnering wel verstuurd is voor de zekerheid als er echt sprake gaat zijn van verzuim. Je kan namelijk alleen gaan incasseren als je ook herinneringen hebt verstuurd (en vastgelegd) aan je klant.

Veranderen van contactpersoon

Wat veel mensen niet beseffen is dat het erg relevant is met wie je praat. Het kan zijn dat je praat met inkoop, een HR manager, de secretaresse/office manager, backoffice, jouw directe manager of iemand anders in het bedrijf.

Verliep het gesprek tot nu toe met Inkoop? In dat geval is het handig om ook je manager op de hoogte te stellen. Voor hem is het persoonlijk belangrijk dat zijn team goed functioneert, dus als hij dit soort zaken hoort, is het voor hem veel makkelijker om zich hard op te stellen naar de inkoopafdeling en het voor jou te regelen dan wanneer je dit zelf zou moeten doen.

Andersom kan het zijn dat je alleen met je manager praat, maar hij zelf helemaal niet over de betaling gaat en geen tijd heeft om het uit te zoeken. Probeer hem dan te helpen door te vragen wie er over de betalingen gaat en of je zelf contact mag zoeken om te vragen waar het fout loopt.

Escalatie scenario’s (als ze niet betalen)

Heb je de betaling, na bovenstaande stappen te hebben opgevolgd, nog altijd niet ontvangen? Pak het door jullie beiden getekende contract er eens bij en loop na wat voor afspraken jullie hierover hebben gemaakt toen jullie met elkaar in zee gingen. Hierdoor kan je mogelijk stoppen met een opdracht en zelf een incassobureau inschakelen. Dit is een scenario dat je het liefst wilt vermijden, maar wanneer het niet anders kan en jij toch je geld nodig hebt is het wel de meest logische oplossing.

Ook dit kan je het beste bespreken met je klant: “ik kom in financiële problemen als ik de factuur niet ontvang, dus als het echt niet mogelijk is om te betalen, ben ik wel genoodzaakt om naar een volgende/andere opdracht te kijken”.

De klant betaalt echt niet

In dit geval kan je juridische hulp inschakelen van bijvoorbeeld een jurist. De kosten hiervoor kunnen natuurlijk hoog oplopen, tenzij je deze afgedekt hebt door bijvoorbeeld een zakelijke rechtsbijstandverzekering.

In het kort:

1. bel en achterhaal de oorzaak
2. spreek een opvolgmoment af
3. stuur een betalingsherinnering
4. overweeg om van contactpersoon te wisselen
5. Escalatie

Mailtemplates en overleg

Heb je onze trainingen gevolgd? Dan helpen we je natuurlijk graag 1 op 1 in deze situatie. Daarnaast vindt je verschillende mailtemplates voor betalingsherinneringen in onze partner omgeving. Hoewel we je hiermee alvast een eindje opweg helpen, kan het zo zijn dat je er alsnog niet zelf uitkomt. In dat geval kun je hier te allen tijde contact met ons opnemen.