Wij vroegen ons tijdens het schrijven van het artikel over leaseauto’s af hoe je zakelijk kan tanken maar privé rijden. Daarom hebben wij de volgende vraag onderzocht en uitgeschreven in dit artikel:

“Is het toegestaan om met een zakelijke tankpas te tanken, wanneer je een privé-rit maakt?” 

Een kort antwoord daarop is: Ja, dat mag. In de bijtelling zit het gebruik van zakelijk brandstof verwerkt, maar over privé aankopen moet je wel btw betalen, anders dan bij zakelijke aankopen. Wanneer je de brandstof in de tank met je zakelijke pas hebt afgerekend, betaal je natuurlijk aan de pomp wel btw, maar kun je die zakelijk aftrekken. Wanneer je een privé-rit maakt, moet je over de brandstof die je verbruikt dus gewoon btw betalen. Hoe gaat dit dan is zijn werk? Daar zijn een aantal mogelijkheden voor, de één is niet beter dan de ander, dus doe waar je je het prettigste bij voelt. 

Prive auto zakelijke inzetten

De eerste en direct de meest makkelijke situatie om te beschrijven, het privé aanschaffen van een auto en deze zakelijk inzetten. In deze situatie mag je 19ct per gereden kilometer ter compensatie afschrijven van de winst. Maar ook de btw die je betaalt bij het tankstation voor zakelijke ritten, kun je terugvragen. Zorg daarvoor wel dat je bijhoudt hoeveel kilometers je gereden hebt, hier kun je bijvoorbeeld de ANWB-routeplanner voor inzetten.

Zakelijke auto privé kilometers

Heb je de auto zakelijk aangeschaft? Dan gelden er een paar regels die je moet onthouden wanneer je bezig bent met je boekhouding. Rijd je minder dan 500 kilometer per jaar privé en wil je geen bijtelling betalen? Dan moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden. In deze situatie is het dus vrij eenvoudig om je daadwerkelijk gereden privé kilometers te achterhalen. In deze situatie is het niet nodig om een verrekening van de btw te doen ten aanzien van het privégebruik.

Ga je de auto meer dan 500 kilometer per jaar inzetten voor privégebruik? Dan moet je bijtelling gaan betalen, een sluitende rittenregistratie is dan niet meer nodig. Maar je moet nog steeds btw afdragen over het privégebruik van je auto. Dan zijn er twee methodes die je dan kunt hanteren om de btw te verrekenen. 

De meest uitgebreide maar ook zuiverste methode is wederom een sluitende kilometerregistratie. Wanneer je voor de belastingdienst een sluitende rittenregistratie opvoert, is het mogelijk om het aandeel privé en zakelijke kilometers in te zien. Door deze rittenregistratie is dus een exacte correctie te maken, zodat je btw kunt afdragen aan je zaak.

Voor een sluitende rittenregistratie kun je verschillende tools gebruiken (een kleine greep uit de mogelijke tools: TrackJackRitassistRoutevision), hier zit vaak ook een eenmalige inverstering plus abonnement aan verbonden. Het alternatief is handmatig bijhouden wat je weer tijd kost. Voor een compleet overzicht van door de belastingdienst goedgekeurde systemen, klik hier.

Om voor de belastingdienst te voldoen als sluitende registratie zijn er een aantal eisen om aan te voldoen, die kun je hier vinden.

Wil je dat gedoe allemaal niet? Dan is er een andere optie mogelijk. Namelijk de btw afdragen via een forfait. Dit forfait is een vast percentage van 2,7% (1,5% als je een marge-auto zakelijk hebt aangeschaft) van de catalogusprijs van je auto. Gedurende het jaar schrijf je dus alle kosten gewoon af en dan aan het einde van het boekjaar maak je een correctie in je boekhouding. 

Per jaar kijk je welke van de twee methoden je fiscaal het meeste oplevert. Zorg dan ook dat je hiervoor kiest! 

Voorbeeld:

Stel je hebt een auto gekocht van € 20.000 incl. btw en bpm, maar houdt niet genoeg gegevens bij om een sluitende rittenregistratie bij te houden. Dan moet je € 20.000 x 2,7% = € 540 btw betalen aan het einde van het jaar.

Ben je er nog niet helemaal over uit wat nou het meest voordelige is in jouw persoonlijke situatie? Een privéauto zakelijk inzetten of vice versa? Vul dan deze tool in om zo een berekening te maken en direct inzichtelijk te krijgen wat je opties zijn.

Let op!

Let er bij het afrekenen van de brandstof en het onderhoud op, dat het niet mogelijk is om btw terug te vragen wanneer er contant afgerekend wordt. Dit geldt ook wanneer je wel een btw bon hebt meegekregen, dus zorg dat je altijd “digitaal” afrekent. Heb je een tankpas, dan hoef je de bonnen niet te bewaren, betaal je met de pin of creditcard, dan wel.

Tankpas

Het kan zeker lonen om je eens te verdiepen in een tankpas. Met name vanwege het voordeel dat je geen bonnen meer hoeft te verzamelen en ook nog eens korting krijgt bij veel tankstations op je brandstof en andere aankopen (zorg wel dat je kijkt welke pas het meeste voordeel levert voor jou qua bereikbaarheid en fiscale voordelen).

Woon-werk/werk-werk?

Nog een vraag die opkwam tijdens het schrijven van dit artikel, is de woon-werkverkeer kwestie.  Dit is in de situatie van een freelancer een grijs gebied. De belastingdienst ziet voor deze btw kwestie woon-werkverkeer normaliter als privékilometers. Echter als freelancer is het zo dat je opdrachtgever je klant is en dat je thuis je kantoor hebt, van die ritten kan dus aangenomen worden dat ze zakelijk van aard zijn en dus niet worden gezien als woon-werkverkeer. Dus daaruit valt op te maken dat je die kilometers niet mee hoeft te nemen in je berekening voor privé/zakelijke kilometers. 

Ben je er nog niet helemaal over uit wat nou het meest voordelige is in jouw persoonlijke situatie? Een privéauto zakelijk inzetten of vice versa? Vul dan deze tool in om zo een berekening te maken en direct inzichtelijk te krijgen wat je opties zijn.

Heb je nog vragen of opmerkingen? Ga dan naar ons forum en reageer daar! 

Ontvang onze