Het is niet onze favoriete bezigheid maar wel noodzakelijk, belasting betalen. Je moet maar zo denken hoe meer belasting je betaalt, hoe meer je verdient. 

In dit artikel gaan wij in op verschillende vragen rondom aftrekposten voor je belasting.

Door zoveel mogelijk gebruik te maken van aftrekposten maak je jouw winst (waar je belasting over betaalt) zo klein mogelijk. Fictief of werkelijk. Startersaftrek is een fictief belastingvoordeel voor startende ondernemers en kost je dus geen geld. Hier vind je meer van die aftrekposten voor zzp’ers. 

Een nieuwe laptop is een investering waar je ook werkelijk geld voor betaalt.

Hieronder volgt een overzicht met verschillende kosten en voorbeelden. Daarbij staat ook aangegeven of je de btw als voorbelasting mag aftrekken of niet, want dit is ook niet in alle situaties het geval.

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is hoe de belastingdienst beoordeeld of je kosten zakelijk zijn. Die zeggen hier het volgende over: 

“Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, letten wij op het motief waarmee u
kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke
belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost. U bent als ondernemer
vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons
daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog
zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke
verhouding is.”

Tip. Heb je kosten in je administratie verwerkt waarvan je zou kunnen voorstellen dat bij controle de inspecteur daar vragen over kan stellen? Zorg dan dat je een notitie bewaart met een toelichting met welk zakelijk doel je die bepaalde kosten hebt gemaakt. 

Aftrekbare kosten

Direct doorsturen naar je boekhouder! In al deze situaties is de (evt. aanwezige) btw ook aftrekbaar van de voorbelasting.

Producten/diensten die je hebt laten maken om klanten te trekken, worden gezien als acquisitiekosten, deze zijn dus volledig aftrekbaar als zakelijke kosten.

Heb je een boekhouder om jouw zakelijke uitgaven bij te houden? Dan kun je deze kosten zakelijk aftrekken.

Je zakelijk aangeschafte laptop, telefoon en dergelijke moeten natuurlijk wel netjes blijven, dat beseft de belastingdienst zich ook. Om die reden mogen dit soort zaken zakelijk afgetrokken worden.

Voor een reiskoffer geldt dit dan weer niet, omdat het niet aannemelijk gemaakt kan worden dat deze enkel zakelijk gebruikt gaat worden.

Deze is simpel, jullie hebben deze communicatiemiddelen nodig om je opdrachten te kunnen binnenhalen en blijven volbrengen (dus zakelijk aanschaffen en inzetten).  

Kosten die je in de aanloopfase maakt voor het opzetten van je onderneming mogen afgetrokken worden, dus wanneer je advies inwint om te starten, mogen deze kosten afgetrokken worden. Dus wanneer deze kosten duidelijk bedoeld zijn om je onderneming tot stand te brengen.

De opstartkosten van je bedrijf mogen de eerste 5 jaar in aanloop van het opzetten van je bedrijf, afgetrokken worden. Dat wil dus zeggen dat wanneer jij je in 2019 hebt  ingeschreven bij de KvK, dan mag je kosten, met een zakelijk karakter, vanaf 1 januari 2015 opvoeren. 

  • Reiskosten
  • Lunch/diners (met relatie/cliënt) (beperkt aftrekbaar, verdere uitleg verderop)
  • Telefoonkosten
  • Website/webhosting
  • Laptop
  • Drukwerk (visitekaartjes)
  • Studiekosten/cursussen
  • Boeken
  • Juridische advieskosten/notaris

De premie- en poliskosten voor je zakelijke verzekeringen zijn volledig aftrekbaar. 

Let er bij verzekeringen op, dat hier geen btw maar assurantiebelasting op geheven wordt. Er wordt nog wel eens beweerd dat de assurantiebelasting ook aftrekbaar is, vanwege de ogenschijnlijke overeenkomst met de btw. Maar aangezien het geen omzetbelasting is, mag deze dus niet in mindering gebracht worden van de voorbelasting.

Vakbladen die ertoe dienen om je vakkennis op niveau te houden of bij te spijkeren zijn aftrekbaar. Dus neem het blad ‘Emerce’, hier worden relevante stukken in de marketing en e-commerce aangekaart. Dit blad zal in het geval van de IT freelancer van belang kunnen zijn om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in de markt. 

Werkkleding is kleding die je (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van je onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding, bijvoorbeeld: een uniform of overall. Is de kleding ook geschikt om buiten je onderneming te dragen? Dan moet de kleding zijn voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70 cm². Het beeldmerk moet verwijzen naar je onderneming.

100% van de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn aftrekbaar wanneer je gebruik maakt van een voertuig die zakelijk gereden wordt. Wanneer je een privé-voertuig (dit kan ook een fiets zijn) inzet, kun je 0,19 cent per kilometer declareren. Houd er wel rekening mee dat je moet kunnen bewijzen dat je de kosten daadwerkelijk gemaakt hebt, dus een rittenregistratie of bonnetjes.

Ga je tanken? Zorg dan dat je voor de zakelijke ritten altijd met een zakelijke (tank)pas afrekent. Alleen dan accepteert de belastingdienst de kosten als zakelijk. Contant afgerekende kosten, kunnen niet opgevoerd worden.

Reis je met het OV? Bewaar dan de bon of maak een uitdraai van je OV-chipkaart. Ook moet je er hierbij op letten dat hier geen 21% maar 9% btw op zit.

Let ook op wanneer jij je reiskosten door factureert aan de opdrachtgever, dan zijn het geen kosten maar omzet. En dien je 

De kosten voor je zakelijke rekening zijn vanzelfsprekend aftrekbaar. Btw zal een bank niet in rekening brengen, dus die zal je dan ook niet van je voorbelasting af kunnen trekken.

Niet-aftrekbare kosten

Deze kosten zal je in praktisch alle gevallen niet zakelijk mogen aftrekken. Ook zal het in die situaties niet mogelijk zijn om de btw af te trekken. 

Wanneer we spreken over algemene literatuur, dan hebben we het over tijdschriften als ‘Libelle’, ‘Autoweek’, ‘Panorama’ etc. Maar ook dagbladen en boeken zoals romans en thrillers. Dit soort literatuur is in zijn geheel niet aftrekbaar. 

Dat nieuwe koffieapparaat voor in de keuken, is helaas niet zakelijk aftrekbaar. 

Mocht je nou voor het overgrote deel thuis werken en je komt in aanmerking voor aftrek van kosten voor een werkruimte aan/in huis, dan valt er wat te zeggen voor het aftrekken van deze kosten. Echter ga er in de basis maar niet van uit. 

Boetes zijn, hoe zuur het ook is, altijd een privé kwestie. Dus zelfs wanneer je met te hoge snelheid naar die belangrijke klant bent gereden voor een spoedklus, moet je zelf op de blaren zitten.

Onder persoonlijke verzorging vallen persoonlijke kleding, make-up, mani- en pedicure etc. Deze zaken vallen onder privé-kosten. Het argument “ik moet er voor mijn klanten toch representatief uitzien?” is voor de belastingdienst geen argument, omdat er representatief uitzien ook in het dagelijkse leven belangrijk voor je kan zijn. Dus daar heeft je beroep geen betrekking op. 

Enkele uitzonderingen op de regel zijn: 

  • Fietskleding: wanneer je als freelancer op de fiets naar de klus reist, moet je droog overkomen. Beschermende kleding tegen regen en wind om je pak droog te houden mag zakelijk geboekt worden. Warmtekleding en andere kleding die in het dagelijkse leven gebruikt kunnen worden vallen hier niet onder.  
  • Heb je een professionele fotoshoot voor marketingdoeleinden en huur je daar iemand voor in om je uiterlijk te verzorgen? Dan mag je deze kosten wel aftrekken. 

Beperkt aftrekbare kosten

Deze kosten zijn in bepaalde mate aftrekbaar, kijk per post naar wat je kan verwachten. De btw zal niet in alle gevallen volledig aftrekbaar zijn.

Er zijn verschillende constructies die het mogelijk maken om een auto te rijden in de zakelijke zin.

Wanneer je een zakelijke rit met je privé auto rijdt, mag je een vast bedrag van 19ct per gereden kilometer aftrekken van je winst. Hier zitten alle kosten al in verrekend, dus brandstof, parkeren, tol, verzekering etc. 

Om hier uitgebreid over te lezen ga dan naar dit artikel. Hier lees je over de verschillende aspecten die meespelen in het aftrekken van de autokosten.  

Kosten die je maakt om jezelf te verbeteren en te vermarkten kunnen zakelijk afgetrokken worden. Om deze zakelijk af te kunnen trekken zijn twee opties een drempel bedrag van €4.600, tot dat bedrag zijn de kosten voor jezelf, daarna zakelijk aftrekbaar. Of de 80/20 regel, waarbij je 80 procent aftrekt en 20 procent voor je eigen rekening neemt.

Let er dan wel op dat de cursussen passen bij je werkveld. Dus als je een tester bent en je doet een cursus Tosca, dan is dit dus verdieping van je kennis. Wil je een cursus bierbrouwen volgen, valt dit buiten je vakgebied en zal deze dus niet zakelijk afgetrokken kunnen worden. 
Wel zou je deze cursus bijvoorbeeld bij je privé inkomstenbelasting op kunnen voeren als scholingsuitgaven.

Tuurlijk zijn er ook cursussen die buiten je vakgebied vallen, maar wel van positieve invloed kunnen zijn op het functioneren van jou en je bedrijf. Een mindfulness training kan bijvoorbeeld wel zakelijk afgetrokken worden, omdat dit ten behoeve komt van je vaardigheid om te gaan met stress en daardoor je functioneren kan bevorderen. 

Voor het aftrekken van zakenlunches/-diners, zijn twee mogelijke opties. Allebei zullen hier te vinden zijn, maar zal alleen de tweede optie interessant zijn voor jullie. Wil je gebruik maken van de mogelijkheid om de kosten van een lunch/diner af te trekken, dat deze aantoonbaar van een zakelijk karakter moet zijn. Dus even lekker een terrasje pakken, is een privé gelegenheid. Koop je eten in de supermarkt om te eten op kantoor met een zakenrelatie, dan is de btw wel aftrekbaar, nuttig je het in je eentje, dan niet. 

De eerste optie voor de belastingdienst is het rekening houden met een drempelbedrag van €4.600. Dat wil zeggen dat per jaar de kosten tot dit bedrag niet aftrekbaar zijn. Haal je deze drempel wel? Dan mag je 100% van de opvolgende kosten aftrekken van de belastingdienst. Deze regeling is in de realiteit alleen interessant voor grote organisaties.

Dan is een andere optie waar je voor mag kiezen, de beperkte aftrek. Let hierbij wel op dat bij een lunch of diner op een speciaal daarvoor ingerichte locatie (dus een horeca gelegenheid of een door een cateraar ingerichte ruimte), de btw van deze lunch niet als voorbelasting afgetrokken mag worden. Met de beperkte aftrek mag je het gehele bedrag (incl. btw) voor 80% van de kosten opvoeren en dus aftrekken. Met deze 80/20 regeling blijven 20% van de kosten voor eigen rekening.  

Lees hier meer.

Bij een verhuizing om zakelijke redenen, mogen de kosten voor het overbrengen afgetrokken worden. Daarnaast mag er (in 2019) een vast bedrag van €7.750,- afgetrokken worden. 

Mocht het voorkomen dat je om zakelijke redenen extra kosten moet maken voor huisvesting buiten je woonplaats, dan kunnen deze kosten voor twee jaar afgetrokken worden.

Ook voor representatie geldt een drempel van €4.600,- of het mogen verrekenen van deze kosten via de 80/20 regel.

Onder het kopje representatie kunnen recepties, relatiegeschenken vallen. Dus wanneer je voor je zakenrelaties bedrukte waterflessen gaat uitgeven, dan is tot een bedrag van €227,- per persoon de btw volledig aftrekbaar, daarna zal deze enkel aftrekbaar zijn als diegene een geschenk krijgt die hij/zij normaliter ook zou kunnen aftrekken (een rekenmachine aan een accountant bijvoorbeeld). 

Wanneer je bijvoorbeeld een congres bezoekt is er een maximum van €1.500,- die afgetrokken kan worden voor reis- en verblijfskosten. Wanneer het voor je werk noodzakelijk is om een congres bij te wonen, dan geldt dit maximum niet.

Het kan zeker lonen om middels de tool hieronder te kijken of je wel gebruik kan maken van kosten voordelen. Wanneer je bijvoorbeeld een koopwoning hebt en deze voor meer dan 10% zakelijk inzet, kun je in bepaalde situaties al voordeel halen. Ga het hieronder na!

Doe de test hier.

Mis je een kostenpost? Of heb je ergens vragen over?

Mail dan naar erik@nextlevelgrowth.nl en we zullen snel reageren.

Ontvang onze Syllabus